BI-Dashboards: Wie Visualisierungen Daten zum Leben erwecken
Ein Trend, der sich seit den frühen 2000er Jahren abzeichnet, ist die datenbasierte Entscheidungsfindung. In der modernen Geschäftswelt ist das Sammeln von Geschäftsdaten immer einfacher geworden. Der menschliche Verstand hat jedoch Schwierigkeiten, Daten in einem 2-dimensionalen Format, wie z. B. einer Excel-Datei oder einer Datenbank, zu erfassen. Durch die Bereitstellung visueller Darstellungen der Daten durch Grafiken, Diagramme und Karten können Sie die in den Daten enthaltenen Informationen besser verstehen.
Was ist der Zweck eines Dashboards?
Ein Dashboard bietet eine visuelle Darstellung der zentralen Informationen, die anhand festgelegter Key Performance Indikators (KPI) bestimmt werden. Es ermöglicht einen schnellen Überblick über das Geschäft und vermittelt einen Einblick in die Unternehmensleistung.
"Das Ziel ist es, Daten in Informationen und Informationen in Erkenntnisse zu verwandeln."
- Carly Fiorini (US-amerikanische Geschäftsfrau und ehemalige Präsidentschaftskandidatin) -
Dadurch, dass alle Informationen in einem zentralen Dashboard verfügbar sind, sparen Unternehmen erheblich Zeit, da nicht mehr in verschiedenen Berichten oder zahlreichen Tabellenkalkulationen nach einer bestimmten Metrik gesucht werden muss. Die Konsolidierung von Geschäftsdaten hilft, Trends und Muster im Laufe der Zeit zu erkennen. Auf diese Weise können Unternehmen Chancen einfacher erkennen oder Kurskorrekturen vornehmen, bevor Probleme eskalieren. Zusätzlich bieten Dashboards die Möglichkeit, Live-Daten zu integrieren. Dies bietet Echtzeit-Einblicke, die nicht nur Reaktionen auf Trendanalysen, sondern auch eine unmittelbare Entscheidungsfindung ermöglichen.
Warum BI-Dashboards der Excel-Berichterstellung überlegen sind
BI-Dashboards sind nicht die einzige Lösung, um eine datenbasierte Entscheidungsfindung zu implementieren. Das bis heute beliebteste Reporting-Tool ist Microsoft Excel®. BI-Dashboards bieten jedoch erhebliche Vorteile:
Datengröße und Datenkomplexität: BI-Dashboards können große Datensätze und komplexe Berechnungen effizient und ohne Leistungsprobleme verarbeiten.
Datenquellen: Einfache Integration mit verschiedenen Datenquellen wie Datenbanken, Cloud-Diensten und API (Application Programming Interfaces). Diese aktualisieren sich automatisch mit den neuesten Daten, wodurch sichergestellt wird, dass Unternehmen stets Zugriff auf aktuelle Informationen haben.
Datenvisualisierung („Storytelling“): Fortschrittliche Visualisierungstools ermöglichen es, interaktive und dynamische Visualisierungen zu erstellen. Diese Visualisierungen helfen dabei, den Shareholdern Erkenntnisse effektiv zu vermitteln und eine datengestützte Geschichte zu erzählen.
Zusammenarbeit und Freigabe: Bequemes Teilen und Zusammenarbeiten zwischen Teammitgliedern. Das BI-Dashboard ermöglicht die Interaktion, die Anzeige und den Zugriff mehrerer Benutzer in Echtzeit.
Access Management: Durch die Verwendung von Berechtigungen ist es zudem möglich, den Benutzerzugriff auf Inhalte genau einzuschränken.
Bedeutung von ETL – Extrahieren, Transformieren & Laden
Bei der Erstellung eines BI-Dashboards ist es wichtig, die entscheidende Rolle von ETL-Prozessen (Extract, Transform & Load) zu erkennen. Während BI-Dashboards oft für ihre visuelle Attraktivität und ihre Fähigkeit, Echtzeit-Einblicke zu liefern, hervorgehoben werden, ist der zugrundeliegende ETL-Prozess der wesentliche Faktor, der die Datenqualität und
-zuverlässigkeit gewährleistet. ETL extrahiert Daten aus verschiedenen Quellen, wandelt sie in ein einheitliches Format um und lädt sie in eine Datenbank. Diese Rationalisierung garantiert nicht nur, dass die auf dem BI-Dashboard angezeigten Daten korrekt und aktuell sind, sondern legt auch den Grundstein für robuste Datenmanagementpraktiken.
Durch die Implementierung eines gut strukturierten ETL-Prozesses können Unternehmen sicherstellen, dass ihre BI-Dashboards nicht nur visuell beeindruckend sind, sondern auch durch saubere, qualitativ hochwertige Daten untermauert werden, was zu einer fundierteren Entscheidungsfindung und effizienteren Geschäftsprozessen führt.
Gründe, warum Dashboards für Unternehmen wertvoll sind
Das Sprichwort „Garbage in – garbage out“ gilt auch im Umgang mit Daten. Selbst die bestdurchdachte und implementierte Datenmanagementstrategie kann ein Unternehmen nicht vor den Auswirkungen von minderwertigen Daten schützen. Die Bedeutung der Datenqualität wird oft unterschätzt, da sie entweder nicht als kritisch angesehen wird oder in den alltäglichen Geschäftsaktivitäten untergeht.
Schlechte Datenqualität ist in fast allen Unternehmen weit verbreitet. Die Probleme entstehen durch ineffektive Endbenutzerschulungen und falsche Systemkonfigurationen. Studien von IBM und der Cork University haben gezeigt, dass:
Unternehmen verlieren aufgrund schlechter Datenqualität bis zu 20 % ihres Umsatzes
Mitarbeiter verschwenden bis zu 50 % ihrer Zeit mit Problemen mit der Datenqualität
Nur 16 % der Unternehmen bewerten ihre im Einsatz befindlichen Daten als "sehr gut"
Laut einer von der NASA zitierten Studie sind menschliche Fehler für 60-80 % der Ausfälle und Vorfälle in Hochrisikosektoren verantwortlich. Die Prozessautomatisierung von der Datenerfassung bis zur Berichterstattung reduziert die Anzahl der Fehler massiv und erhöht die Präzision der Berichterstattung:
BI-Dashboards erleichtern die Kommunikation. Cloud-basierte BI-Dashboards können problemlos von Teammitgliedern gemeinsam genutzt werden. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht es auch nicht-technisch versierten Nutzern, den Geschäftsprozess besser zu verstehen.
Automatisierte Datenerfassung, Echtzeit-Updates sowie die automatisierte Erstellung und Verteilung von Berichten steigern die Effizienz und sparen damit Zeit.
BI-Dashboards konsolidieren Daten aus verschiedenen Quellen und können als zentrale Informationsquelle fungieren. Die Visualisierung von Mustern und Trends verbessert das Datenverständnis im Unternehmen.
Die Interaktivität von BI-Dashboard-Visualisierungen und -Filtern hilft, den Zusammenhang zwischen verschiedenen Parametern zu verstehen. Darüber hinaus ermöglichen Drilldown-Funktionen einen detaillierten Überblick über die Vielzahl der Geschäftsprozesse, die visualisiert werden können. Dies erhöht die Sichtbarkeit und Transparenz der Geschäftsprozesse und Transaktionen.
Es ist notwendig relevante KPI zu identifizieren, um den Geschäftsfortschritt in Bezug auf die Unternehmensziele zu verfolgen. Echtzeit-Updates ermöglichen es den Benutzern, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und die aktuelle Leistung kontinuierlich zu überwachen.
BI-Dashboards nutzen historische Analysen, um langfristige Trends zu erkennen und ermöglichen eine schnelle Identifizierung von Datenanomalien durch Schwellenwertanalysen. Bei Überschreitung eines festgelegten Schwellenwerts werden sofortige Benachrichtigungen bereitgestellt.
Predictive Analytics kann die erwartete Entwicklung prognostizieren und so Entscheidungsträger unterstützen. Kombiniert mit statistischen Analysen bildet dies eine valide Grundlage für unternehmerische Entscheidungen.
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Nächste Schritte: Erstellen eines Dashboards
Die Erstellung eines effektiven BI-Dashboards umfasst mehrere wichtige Schritte. Der Prozess beginnt mit einem robusten ETL-Prozess, um die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Daten sicherzustellen. Sobald diese Basis geschaffen ist, können Unternehmen die folgenden Schritte berücksichtigen, um ein Dashboard zu entwickeln, das die Geschäftsanforderungen effektiv erfüllt:
Definition von Ziele: Zu Beginn sollten ausführliche Evaluierungen durchgeführt werden, um die eigenen Prozesse zu verstehen, relevante Stakeholder zu identifizieren und die Ziele des BI-Dashboards mit den strategischen Unternehmenszielen in Einklang zu bringen.
Definition von Benutzern/Zielgruppen und Berechtigungen: Die Identifizierung von Benutzerrollen und deren Daten erfordert die Einrichtung einer entsprechenden Berechtigungsumgebung, um einen einfachen Zugriff und einen benutzerfreundlichen Service zu gewährleisten.
Identifikation der richtigen KPI/Metriken: Es sollte darauf geachtet werden, die passenden KPI/Metriken frühzeitig auszuwählen, um die Geschäftsleistung anhand eines gründlichen Verständnisses der Geschäftsprozesse zu verfolgen.
Datensammlung: Die Daten sollten überprüft werden, um dann aus verschiedenen Quellen konsolidiert zu werden. Um Echtzeit-Updates auf dem BI-Dashboard zu ermöglichen, sollten außerdem automatisierte Systeme eingerichtet werden.
Kontinuierliche Überwachung: Nach der Implementierung des BI-Dashboards sollten KPI/Metriken zur Nachverfolgung der Leistung eingerichtet und zusätzliche Dokumentation bereitgestellt werden. Abschließend sollten Schulungen geplant und eine Unterstützung bei der Fehlerbehebung nach Bedarf angeboten werden.
Durch die Zentralisierung und Visualisierung von Daten in einem BI-Dashboard kann die Übersichtlichkeit und Effizienz in verschiedenen Prozessen wie z.B. Berichterstattung, Vertrieb, Prüfungsüberwachung und Process Mining verbessert werden. Wenn die empfohlenen Schritte befolgt werden, wird sichergestellt, dass das BI-Dashboard sowohl leistungsstark als auch benutzerfreundlich ist, was zu einer besseren Entscheidungsfindung und gesteigerter Effizienz führt:
In der Berichterstattung garantieren die automatisierte Datenzusammenstellung und Echtzeit-Datenaktualisierungen eines BI-Dashboards, dass das die Berichterstattung korrekt und zeitnah ist.
Für den Vertrieb helfen BI-Dashboards dabei, wichtige Leistungskennzahlen und Trends zu verfolgen, was datengesteuerte Entscheidungen und strategische Planungen erleichtert.
Für die Prüfungsüberwachung bieten BI-Dashboards einen transparenten und kontinuierlichen Compliance-Überblick, der die Identifizierung von Inkonsistenzen und Ausreißern ermöglicht.
Die Visualisierung von Process Mining in einem BI-Dashboard ermöglicht einen Überblick über den Prozess auf verschiedenen Detailebenen. Dies unterstützt dabei, den Betriebsablauf zu optimieren, mögliche Engpässe zu identifizieren und resultiert letztlich in einer Effizienzsteigerung.
In jüngster Zeit haben z.B. neu erlassene EU-Gesetze die Anforderungen an Business Analytics erhöht, und BI-Dashboards können eine entscheidende Rolle bei der Erfüllung dieser Anforderungen spielen. Beispielsweise für das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz – ein Thema von rasant wachsender Bedeutung – können BI-Dashboards die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen in Bezug auf Menschenrechte und Umweltstandards in der Lieferkette überwachen und sicherstellen. Dies gewährleistet Transparenz und Rechenschaftspflicht und hilft Unternehmen, regulatorische Anforderungen im Zuge einer Risikoanalyse zu erfüllen und potenzielle Strafen zu vermeiden.
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Für ESG-Tracking (Environmental, Social & Governance) – einen weiteren zunehmend kritischen Compliance-Bereich – bieten BI-Dashboards einen umfassenden Überblick über die Nachhaltigkeit und ethischen Praktiken eines Unternehmens, indem sie wichtige ESG-Kennzahlen verfolgen. Dadurch wird es Unternehmen ermöglicht die Auswirkungen kontinuierlich zu überwachen, Stakeholdern über Fortschritte zu berichten und fundierte Entscheidungen zu treffen, um ihre ESG-Leistung zu verbessern.
Zusammenfassung & Fazit
BI-Dashboards stellen ein wesentliches Werkzeug in der modernen Digitalisierung dar und bieten eine zentrale Plattform zur Visualisierung und Überwachung von Key Performance Indicators (KPI). Durch die Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Quellen auf einer zugänglichen Plattform bieten BI-Dashboards einen umfassenden Überblick über die Unternehmensleistung in Echtzeit. Dieser zentralisierte Ansatz verbessert nicht nur die Datentransparenz, sondern rationalisiert auch die Entscheidungsprozesse, indem komplexe Informationen durch intuitive Visualisierungen dargestellt werden.
Die Arbeit mit großen Datenmengen erhöht die Herausforderungen. Für einen Menschen ist es unmöglich, sich durch unzählige Datensätzen zu arbeiten und daraus hilfreiche Erkenntnisse zu ziehen. Spezielle Software und Techniken sind erforderlich, um die Informationen zu aggregieren und aussagekräftig zu machen. Hier kommen ETL-Prozesse ins Spiel. ETL stellt sicher, dass die Daten sauber, konsistent und für das BI-Dashboard leicht verfügbar sind, und bietet eine solide Grundlage für korrekte und zuverlässige Erkenntnisse.
Die Identifizierung der richtigen KPI ist entscheidend, um Daten in wertvolle Erkenntnisse umzuwandeln. Mit den richtigen KPI sind BI-Dashboards ein mächtiges Werkzeug, das einen guten Einblick in die Geschäftsprozesse bietet. ETL-Prozesse rationalisieren die Integration dieser KPI und stellen sicher, dass die Daten, die in das BI-Dashboard eingespeist werden, qualitativ hochwertig und aktuell sind. Folglich dienen BI-Dashboards als Katalysator für kontinuierliche Verbesserungen, indem sie die datengesteuerte Entscheidungsfindung fördern.
Über die traditionellen Geschäftskennzahlen hinaus werden BI-Dashboards immer wertvoller, wenn es darum geht, aktuelle Themen wie ESG-Kriterien und die Einhaltung von Vorschriften wie z.B. dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz anzugehen. Für ESG können BI-Dashboards Kennzahlen in Bezug auf Kohlenstoffemissionen, Energieverbrauch, Vielfalt und andere Nachhaltigkeitsziele verfolgen, was für Transparenz sorgt und Unternehmen dabei hilft, ihre ESG-Verpflichtungen zu erfüllen. In ähnlicher Weise können BI-Dashboards die Einhaltung der Lieferantenvorschriften überwachen, die Herkunft von Waren verfolgen und sicherstellen, dass ethische Standards in der gesamten Lieferkette eingehalten werden. Durch die Zentralisierung dieser Daten können Unternehmen Risiken leichter identifizieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen und fundierte Entscheidungen treffen, die sowohl mit den gesetzlichen Anforderungen als auch mit den Zielen der sozialen Verantwortung des Unternehmens in Einklang stehen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass BI-Dashboards nicht nur Instrumente zur Überwachung der Unternehmensleistung sind, sondern auch unerlässlich sind, um die kritischen und komplexen Herausforderungen des modernen Geschäftsumfelds anzugehen und zu bewältigen.