Entgelttransparenz

Die Frage nach gerechter Bezahlung beschäftigt Politik, Unternehmen und Beschäftigte seit Jahrzehnten – und sie gewinnt aktuell noch einmal deutlich an Bedeutung. Mit der neuen europäischen Entgelttransparenzrichtlinie wird der Grundsatz „gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit“ nicht nur bekräftigt, sondern auch durch klare Vorgaben zur Transparenz und zur Rechtsdurchsetzung gestärkt. Für Unternehmen bedeutet dies: Das bestehende Entgeltsystem steht verstärkt auf dem Prüfstand. Frühzeitiges Handeln ist daher entscheidend, um kommende rechtliche Anforderungen rechtssicher zu erfüllen und zugleich das Vertrauen der Beschäftigten in faire Vergütungsstrukturen zu stärken. Damit Sie den Überblick behalten und rechtzeitig die richtigen Schritte einleiten können, haben wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammengestellt und geben Ihnen praktische Tipps.

Grundlagen

Seit der Gründung der europäischen Wirtschaftsgemeinschaft 1957 ist Entgeltgleichheit für gleiche oder gleichwertige Arbeit ein zentrales Ziel der Arbeitsmarktpolitik. Eine Vielzahl von Richtlinien sind seither ergangen, zuletzt trat am 6. Juni 2023 die europäische Entgelttransparenzrichtlinie (zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durch Entgelttransparenz und Durchsetzungsmechanismen EU/2023/970) in Kraft. Für den europäischen Gesetzgeber waren mangelnde Transparenz von Entgeltsystemen, mangelnde Rechtssicherheit in Bezug auf den Begriff der gleichwertigen Arbeit und Verfahrenshindernisse für Diskriminierungsopfer die maßgeblichen Indikatoren für die Erstellung der Richtlinie.

Spätestens nach der vorgesehenen dreijährigen Umsetzungsfrist, nämlich bis zum 7. Juni 2026, müssen alle EU-Staaten alle erforderlichen Rechts- und Verwaltungsvorschriften zur Umsetzung der Richtlinie eingeführt haben. Für den deutschen Gesetzgeber bedeutet das insbesondere die Überarbeitung des seit 2017 bestehenden Entgelttransparenzgesetzes. Da das neue Entgelttransparenzgesetz nach Ablauf der Umsetzungsfrist kurzfristig in Kraft treten wird, empfehlen wir, die bisherige Entgeltsystematik im Unternehmen auf ihre Übereinstimmung mit den kommenden Anforderungen frühzeitig zu überprüfen, da etwaig erforderliche Anpassungen regelmäßig einen langwierigen Umsetzungsprozess durchlaufen.

Wesentliche Änderungen

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie geht über den im derzeit geltenden nationalen Entgelttransparenzgesetz enthaltenen Arbeitnehmerschutz und die Anforderungen an Arbeitgeber weit hinaus und statuiert in vielerlei Hinsicht neue bzw. umfangreichere Regelungen. Die Richtlinie verlangt ein transparentes, diskriminierungsfreies Entgeltsystem, erweitert die Informations- und Auskunftsansprüche der Mitarbeitenden, erweitert die Berichtspflichten des Unternehmens und flankiert diese organisatorischen Pflichten des Unternehmens mit Bußgeldandrohung und individuellen Entschädigungsansprüchen der Mitarbeitenden. 

Konkret beinhaltet die Richtlinie folgende Erweiterungen:

• Verpflichtung zur Einführung eines transparenten Entgeltsystems, das anhand der Kriterien „Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen“ gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit sichert.
• Aus diesem System muss anhand objektiver und geschlechtsneutraler Kriterien hervorgehen, wie hoch das Entgelt eines Mitarbeiters ausfällt und wie sich das Entgelt im Einzelnen zusammensetzt.
• Bei Verstößen schreibt die Richtlinie „wirksame, verhältnismäßige und abschreckende Sanktionen“ wie z. B. an der Umsatzhöhe orientierte Geldbußen gegen die Unternehmen vor.
• Betroffene Arbeitnehmer werden mit umfangreichen Entschädigungsansprüchen ausgestattet. Bereits bei der bloßen Glaubhaftmachung einer Entgeltdiskriminierung trägt der Arbeitgeber die Beweislast dafür, dass eine solche nicht vorliegt. Es kommt zur „Anpassung nach oben“!
• Erweiterung des Anwendungsbereiches in zeitlicher Hinsicht: So schützt das Gesetz fortan nicht mehr nur die im Unternehmen beschäftigten Arbeitnehmer, sondern auch schon Bewerber. Es entstehen zukünftig Informationspflichten des Arbeitgebers im Bewerbungsprozess. Auch die Frage nach dem bisherigen Gehalt ist demnächst nicht mehr gestattet.
• Informationspflichten des Arbeitgebers gibt es zukünftig auch bzgl. der im Unternehmen geltenden Kriterien zur Festlegung des Entgelts. Diese hat der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern ohne Aufforderung zur Verfügung zu stellen. Noch offen ist derzeit, ob Unternehmen mit in der Regel weniger als 50 Beschäftigten hiervon ausgenommen werden.
• Arbeitnehmern steht zudem ein umfangreicher und nach bestimmten Kriterien aufgeschlüsselter Auskunftsanspruch in Bezug auf das individuelle sowie durchschnittliche Entgelt zu. Der Anspruch steht zukünftig jedem Arbeitnehmer, unabhängig von der Größe des Unternehmens und dem Bestehen einer Vergleichsgruppe zu. Auf das Recht zur Auskunft haben Arbeitgeber ihre Beschäftigten jährlich hinzuweisen. Überdies dürfen Arbeitnehmer nicht mehr daran gehindert werden, ihr Entgelt offenzulegen.
• Auch die Berichterstattungspflicht wird erweitert und gilt in Zukunft – schrittweise - auch für Unternehmen mit mindestens 100, statt zuvor 500, Arbeitnehmern.
• Besteht in berichtspflichtigen Unternehmen ein geschlechtsspezifisches Lohngefälle von mindestens 5 Prozent, ohne dass der Arbeitgeber dieses rechtfertigt oder innerhalb von sechs Monaten beseitigt, so hat eine gemeinsame Entgeltbewertung mit den Arbeitnehmervertretern zu erfolgen. 

Aktueller Handlungsbedarf!

Der Umfang der anstehenden Änderungen bedeutet, dass diese mit einem erheblichen Mehraufwand für Unternehmen einhergehen. Um frühzeitig den konkreten Handlungsbedarf zu ermitteln, beginnen Sie mit einer Analyse der derzeit gelebten Praxis im Unternehmen. Mit den nachfolgenden Fragen und Hinweisen geben wir Ihnen erste praktische Anhaltspunkte an die Hand, um Ihre eigenen Entgeltstrukturen zu überprüfen und die ggf. erforderlichen Maßnahmen zu veranlassen.

1. Besteht bereits ein formelles Entgeltsystem (z. B. tariflich/außertariflich), das auf einem objektiven, geschlechtsneutralen Stellenbewertungssystem basiert?
   • Welche Bewertungssysteme (REFA, ERA, analytisch, summarisch) sind im Einsatz?
   • Werden Vergleichsgruppen für gleiche oder gleichwertige Arbeit definiert?
   • Sind die vier Kriterien „Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen“ Grundlagen der Bewertung?
2. Wie werden Entgelte durch welche Verantwortliche aktuell festgelegt?
   • Erfassen Sie alle individuellen Entgeltbestandteile (inkl. beispielsweise Boni, Zulagen, Sachzuwendungen).
   • Welche Personengruppen dürfen im Unternehmen über Entgelt Zusagen treffen?
   • Wie werden Entgeltbestandteile vereinbart (z. B.: individuelle Zielvereinbarungen)?
3. Sind geschlechtsspezifische Entgeltunterschiede vorhanden?
   • Vergleichen Sie zunächst alle fixen Gehaltsbestandteile vergleichbarer Arbeitsplätze.
   • Anhand welcher objektiver Kriterien können bestehende Entgeltunterschiede zwischen den Geschlechtern erklärt werden?
   • Achten Sie bei Neuanstellungen und Anpassungen von Entgeltvereinbarungen bereits jetzt darauf, dass geschlechtsbezogene Unterschiede objektiv gerechtfertigt sein müssen
4. Sind die bisherigen Entgeltsysteme transparent und nachvollziehbar gestaltet?
   • Lassen sich die bisher angewandten Entgeltzusagen systematisieren?
   • Besteht ein standardisierter Dokumentationsprozesse für Entgeltzusagen?
5. Planen Sie ggf. erforderliche Schulungen für Führungskräfte, Personalverantwortliche und Betriebsräte frühzeitig
   • transparente Entgeltsysteme müssen verstanden und gelebt werden
   • Die Richtlinie sieht bei festgestellten Lohnungleichgewichten eine gemeinsame Bewertung durch Arbeitgeber und Arbeitnehmervertreter vor.
6. Überprüfen Sie bestehende Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen und Richtlinien auf etwaige verbotene „Entgeltverschwiegenheitsklauseln“ und passen Sie Ihre Vertragsmuster an.
   • Die Richtlinie verbietet ausdrücklich arbeitsvertragliche oder sonstige Regelungen, die Beschäftigte an der Offenlegung oder dem Vergleich ihrer Entgelte hindern.
7. Überprüfen Sie, ob Ihre bestehende HR-Software zur Umsetzung der Richtlinienanforderungen geeignet ist.
   • Die neuen Berichtspflichten, Auskunftsansprüche und Prüfverfahren setzen eine geeignete technische und datenschutzkonforme Infrastruktur voraus.
8. Kommunikationsstrategie
   • Die Grundlagen und die Umsetzung des Vergütungssystems müssen aktiv und transparent im Unternehmen kommuniziert und erklärt werden.
   • Der von der Richtlinie geforderte Informationszugang für Bewerber ist festzulegen. Soll eine Gehaltsspannbreite schon in die Stellenausschreibung? Wird bei der Einladung zum Erstgespräch eine Spannweite genannt? Wie agieren Marktteilnehmer?
   • Behördenanfragen sollten zentralisiert bearbeitet und beantwortet werden. Dafür sind die innerbetrieblichen Zuständigkeiten und Prozesse festzulegen und zu etablieren.

Die anstehende Reform stellt jedes Unternehmen vor komplexe Aufgaben und Herausforderungen. Denn auch bereits eingeführte Entgeltsysteme müssen auf ihre Übereinstimmung mit den neuen Anforderungen der Entgelttransparenzrichtlinie überprüft und Dokumentationen aktualisiert werden. Eine frühzeitige und strukturierte Vorbereitung ist zwingend erforderlich, insbesondere wenn noch kein objektives geschlechtsneutrales Stellenbewertungssystem im Unternehmen vorhanden ist. Dabei stehen wir Ihnen gerne als Partner zur Verfügung, um gemeinsam mit Ihnen die notwendigen Vorbereitungen zu ergreifen und spätere kostenintensiven Sanktionen bereits jetzt vorzubeugen.
 

Gerne steht Ihnen das auf alle Themen zur Entgelttransparenzrichtlinie spezialisierte Team um Herrn Rechtsanwalt Alexander Hausner LL.M., Fachanwalt für Arbeitsrecht, jederzeit zur Verfügung!