Meldepflicht für elektronische Kassensysteme ab 2025
Die ab dem 1. Januar 2025 verpflichtenden Meldungen von elektronischen Kassensystemen erfolgen ausschließlich elektronisch mittels Datenübertragung über das Portal „Mein Elster“ oder die sog. ERiC-Schnittstelle. Wenn Sie ein elektronisches Kassensystem einsetzen, sind Sie verpflichtet dem Finanzamt künftig nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz die folgenden Daten elektronisch mitzuteilen:
• (Gesellschafts-)Name
• Steuernummer
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems bzw. Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
Abhängig vom Anschaffungsdatum sind nach Ablauf einer Übergangsfrist bis zum 30.06.2025 sämtliche elektronischen Kassensysteme innerhalb eines Monats wie folgt elektronisch:
• vor dem 01.07.2025 angeschaffte Systeme => Meldung bis zum 31.07.2025
• ab dem 01.07.2025 angeschaffte Systeme => Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung
• ab dem 01.07.2025 außer Betrieb genommene Systeme => Meldung innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme zu melden:
Bei jeder Mitteilung muss nicht nur das an- oder abgemeldete Gerät, sondern sämtliche elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung übermittelt werden. Auch gemietete oder geleaste Systeme gelten als angeschafft und sind meldepflichtig.
Die elektronische Meldung wird voraussichtlich erst ab dem 1. Januar 2025 möglich sein. Dennoch sollte möglichst zeitnah mit der Zusammenstellung der meldepflichtigen Daten begonnen werden.
Hinweis: Für das Kassensystem ist generell eine Verfahrensdokumentation zu führen. Diese sollte um eine Prozessbeschreibung hinsichtlich der neuen Meldepflichten ergänzt werden.
Verstöße gegen die Meldepflichten können mit einem Zwangsgeld belegt werden und es können zudem empfindliche Hinzuschätzungen drohen. Eine Überprüfung der Meldepflicht kann durch die die Finanzämter im Rahmen der Kassennachschau unangekündigt während der Geschäftszeiten erfolgen. Weitere haftungsrechtliche, bußgeldrechtliche oder gar strafrechtliche Konsequenzen sind im Einzelfall möglich.
