Update zur Ausstellung von „E-Rechnungen“ ab dem 1. Januar 2025
Bereits vor einiger Zeit hat der deutsche Gesetzgeber die stufenweise Einführung einer E-Rechnungspflicht auf den Weg gebracht (siehe hierzu auch unseren Beitrag vom 18. Juli 2024). Schon vor Inkrafttreten der Neuregelungen am 1. Januar 2025 haben sich zur konkreten Umsetzung eine Vielzahl von Fragen ergeben. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat nun einige dieser Fragen im Rahmen eines Schreibens und mit Hilfe von FAQ beantwortet. Eine Übersicht und Einordnung können Sie dem nachstehenden Beitrag entnehmen.
Hintergrund
Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wurde für nationale B2B-Umsätze eine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 beschlossen. In diesem Zusammenhang wurden diverse Ausnahmen definiert, bspw. für bestimmte steuerfreie Umsätze und Rechnungen unter EUR 250. Zudem wurden großzügige Übergangsfristen eingeräumt, sodass auch in den Jahren 2025 und 2026 (bei einem Umsatz < EUR 800.000 auch in 2027) noch sonstige Rechnungen ausgestellt werden können. Da sich die Übergangsregelungen nicht auf den Empfang von E-Rechnungen erstrecken, müssen inländische Unternehmer jedoch ab dem 01. Januar 2025 empfangsbereit sein (für Näheres verweisen wir auf unseren Beitrag vom 18. Juli 2024).
Vor diesem Hintergrund haben sich eine Vielzahl von Fragen ergeben, die das Bundesministerium der Finanzen versucht hat, mit einem Schreiben und FAQ zu beantworten.
Erkenntnisse aus dem BMF-Schreiben vom 15.11.2024 und den FAQ vom 19.11.2024
1. Unternehmen, die von der E-Rechnungspflicht betroffen sind
Zunächst ist entscheidend, dass es sich sowohl beim Leistenden als auch beim Leistungsempfänger um inländische Unternehmer handelt. Die ist der Fall, wenn sich der Sitz, die Geschäftsleitung oder die am Umsatz beteiligte Betriebsstätte im Inland befindet. Eine umsatzsteuerliche Registrierung im Inland ist nicht ausreichend. Auch ausländische Vermietungsunternehmen, die für Zwecke des § 13b UStG als im Inland ansässig gelten, sollten demnach von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sein. Bei Vereinen sind die allgemeinen Regelungen für verpflichtende E-Rechnungen anzuwenden, wenn und soweit der Verein unternehmerisch tätig ist.
Laut BMF kann sich der Leistende grundsätzlich auf die Angabe des Leistungsempfängers, dass er Unternehmer ist, verlassen.
2. E-Rechnungen bei Gutschriften, teilweise nicht betroffenen Leistungen, etc.
Das BMF stellt klar, dass die E-Rechnungspflicht auch für Gutschriften, (lokale) Reverse-Charge-Umsätze, die Durchschnittssatzbesteuerung, Reiseleistungen und die Differenzbesteuerung gilt. Zudem ist eine E-Rechnung auszustellen, auch wenn nur Teile der abzurechenden Leistung der E-Rechnungspflicht unterliegen (z.B., wenn ein Teil der Leistung nach § 4 Nr. 8-29 UStG steuerbefreit ist oder ein Teil der Leistung den nichtunternehmerischen Bereich betrifft).
Kleinunternehmer werden entgegen dem BMF-Schreiben durch das Jahressteuergesetz 2024 von der Erstellung von E-Rechnungen befreit.
3. Mögliche Formate der E-Rechnung
Als „E-Rechnung“ gilt nur noch eine Rechnung, die den Vorgaben der EU-Richtlinie entspricht oder andere elektronische Rechnungen, die alle erforderlichen Angaben enthalten und deren System mit dem europäischen System interoperabel ist.
Vor diesem Hintergrund werden rein strukturierte E-Rechnungen und hybride Rechnungsformate unterschieden. Hybride Rechnungen bestehen neben dem strukturierten Teil auch aus einem menschenlesbaren Teil.
Im BMF-Schreiben wurden nun konkret Formate genannt, die den europäischen Vorgaben entsprechen. Nationale Formate sind die „X-Rechnung“ und „ZUGFeRD“ ab der Version 2.0.1. Auch andere europäische Rechnungsformate wie Factur-X (Frankreich) erfüllen laut BMF die Vorgaben.
Die Pflichtangaben (§§ 14, 14a UStG) müssen vollständig im strukturierten Teil der Rechnung enthalten sein, im Anhang können allerdings ergänzende Angaben (z.B. zur Leistungsbeschreibung) gemacht werden.
4. Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen
Bei der Übermittlung ist der Ersteller der E-Rechnung frei, der Übertragungsweg ist auf zivilrechtlicher Ebene zu klären. Das BMF nennt als Beispiele den Versand einer E-Mail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, den gemeinsamen Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder den Download über ein Internetportal.
Die Annahme einer E-Rechnung kann ab dem 01. Januar 2025 nicht verweigert werden. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers dennoch als erfüllt. Allerdings ist es für den Empfang einer E-Rechnung ausreichend, wenn ein E-Mail-Postfach zur Verfügung gestellt wird.
Auch die elektronische Verarbeitung der E-Rechnung ist grundsätzlich nicht verpflichtend. Allerdings muss beachtet werden, dass eine E-Rechnung nicht menschenlesbar ist. Denn nach der neuen Definition von Lesbarkeit einer Rechnung muss der strukturierte Datensatz (z. B. die XML-Datei) lediglich maschinell auswertbar sein. Um diesen Datensatz menschenlesbar zu machen, bedarf es einer Visualisierungsanwendung. Optional kann der Aussteller der E-Rechnung auch zusätzlich ein menschenlesbares Dokument übermitteln.
5. Vorsteuerabzug und Dokumentationspflichten
Nach Ablauf der Übergangsfristen gilt für Zwecke des Vorsteuerabzugs des Leistungsempfängers nur noch eine E-Rechnung als „ordnungsgemäß“. Insofern berechtigt eine sonstige Rechnung dann nur noch unter strengen Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug.
Für diese Zwecke muss der strukturierte Teil der Rechnung mindestens acht Jahre aufbewahrt werden, um diesen auf Anfrage dem Finanzamt vorzulegen. Die Übermittlung an die Finanzverwaltung soll ab dem 01. Januar 2025 über das ELSTER Portal erfolgen können.
Enthält eine E-Rechnung Fehler, muss die Korrektur ebenfalls mittels einer E-Rechnung erfolgen.
6. Verträge und weitere Sonderthemen
Das BMF stellt klar, dass bei Dauerschuldverhältnissen (z.B. Mietverträge) eine einmalige Ausstellung der E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum ausreicht. Der Vertrag kann entsprechend als Ergänzung im Anhang mitgesendet werden. Eine erneute Ausstellung einer E-Rechnung ist nur bei Änderung der Rechnungsangaben notwendig.
Weiterhin wird klargestellt, dass auch Barverkäufe (über EUR 250) von der E-Rechnungspflicht betroffen sind. Als Beispiele nennt das BMF Geschäftsessen und Materialeinkäufe im Baumarkt. Als praktische Empfehlung schlägt das BMF vor, vor Ort zunächst eine sonstige Rechnung auszustellen und diese nachträglich mit einer E-Rechnung zu berichtigen. Hierfür müsste z.B. die E-Mail-Adresse des Leistungsempfängers hinterlegt werden.
Laut BMF sind die Anforderungen an eine Endrechnung derzeit noch nicht im strukturierten Teil einer E-Rechnung darstellbar. Es wird empfohlen, stattdessen eine Restrechnung oder eine E-Rechnung mit einem unstrukturierten Anhang auszustellen.
